PPM-Besetzungsübersicht
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Revision 04.12.2023
Inhalt
PPM-Besetzungsübersicht
Diese App läuft auf Systemen mit mindestens SAP Portfolio and Project Management 6.1 (PPM 6.1) oder SAP Portfolio and Project Management 1.0 for S/4 HANA (EPPM 1.0).
Cockpitrollen
Anmeldung SAP Easy Access
Anmeldung über SAP Easy Access erfolgt über das SAP Logon Icon auf dem Desktop.
Mit einem Doppelklick auf das Icon wird die Verbindung gestartet und das Logon für SAP angezeigt. Hier werden die Anmeldedaten eingegeben und mit Enter bestätigt.
Nach erfolgter Anmeldung wird das SAP Easy Access Menü geöffnet. Das Benutzermenü wird als Baumstruktur im linken Bildschirmbereich angezeigt. Das Befehlsfeld für die Eingabe von Transaktionscodes befindet sich oben links.
PFCG Rolle zuordnen / löschen
Um PFCG Rollen zuzuordnen wird der Transaktionscode "su01" in das Befehlsfeld eingegeben und mit Enter bestätigt.
In der Suchmaske "Benutzerpflege: Einstieg" wird der Nutzer gesucht, der die Rolle ZMILUM_PPM_002 zugewiesen bekommt. Anschließend wird der "Ändern"-Button (Stiftsymbol) betätigt.
Im Folgenden Fenster "Benutzer pflegen" wird das Tabellenblatt "Rollen" ausgewählt.
Dort wird der Scroll-Balken solange betätigt bis das erste leere Feld erscheint. In dieses Feld wird die Rolle ZMILUM_PPM_002 eingegeben und mit Enter bestätigt.
Durch Klick auf den "Zurück"-Button (oben links) öffnet sich ein Speicherhinweis welcher mit "Ja" bestätigt wird. Alternativ kann das Speichersymbol betätigt werden. Die Suchmaske "Benutzerpflege: Einstieg" wird ebenfalls durch einen Klick auf den "Zurück"-Button verlassen.
Wird eine Rolle falsch zugeordnet kann Sie über das "Benutzer pflegen"-Menü im Tabellenblatt "Rollen" gelöscht werden. Hierfür wird die entsprechende Rolle ausgewählt und der "Löschen"-Button betätigt. Ein Klick auf den "Zurück"-Button generiert erneut den Speicherhinweis, der mit "Ja" bestätigt wird. Auch hier kann alternativ der "Speicher"-Button betätigt werden.
Fiori Launchpad
Im SAP Easy Access Menü wird der Ordner "Favoriten" durch einen Rechtsklick selektiert und der Menüpunkt "Transaktion einfügen" ausgewählt.
In das Fenster "Manuelle Eingabe einer Transaktion" wird der Transaktionscode /UI2/FLP eingegeben und anschließend durch Klick auf den grünen Haken bestätigt.
Das SAP Fiori Launchpad wird anschließend in den Favoriten aufgelistet und durch einen Doppelklick aufgerufen. Alternativ zur Favoritenspeicherung besteht die Möglichkeit einer Direktauswahl des Transaktionscodes im Befehlsfeld. Der Transaktionscode wird dabei nicht gespeichert und nach Eingabe durch Betätigung von Enter oder des grünen Hakens ausgeführt.
Das Fiori Launchpad startet in einem separaten Explorer. Über das Menü "Startseite bearbeiten" wird eine neue Gruppe angelegt.
Hierfür wird der "+Gruppe hinzufügen"-Button ausgewählt.
Daraufhin kann die neue Gruppe beliebig benannt werden. Es bieten sich aber einschlägige und standardisierte Formulierungen an.
Durch einen Mausklick auf das SAP-Logo im oberen linken Bereich gelangt man wieder auf die Startseite zurück und sieht zwischen den Tabellenblättern die neu angelegte Gruppe.
Um der neu angelegten Gruppe die entsprechende Applikation zuzufügen wird der Menüpunkt "App Finder" ausgewählt.
Die App findet sich in der linken Auflistung unter dem Namen "Milliarum Referenz-Szenario-PPM-PRO Besetzungsübersicht".
Um anschließend die App einer Gruppe zuzuordnen wird auf das Pinnadel-Symbol geklickt und die entsprechende Gruppenbezeichnung ausgewählt. Der "Schließen"-Button speichert die Auswahl.
Die Betätigung des SAP-Logos führt zur Startseite zurück. Die App wird nun in der ausgewählten Gruppe angezeigt.
Ein Klick auf die Kachel öffnet die App. 
NWBC
Durch den Erwerb von PPM Aufgabenbearbeitung wird die PFCG Rolle ZMILUM_PPM_002 angelegt und den entsprechenden Anwendern zugeordnet. Die Rolle wird über die Transaktion nwbc geöffnet. Dazu kann, wie in Zugriff "Fiori Launchpad" bereits beschrieben, der Transaktionscode als Favorit hinterlegt oder mit Hilfe der Direktauswahl selektiert werden. Die Ausführung von nwbc startet den Net Weaver Business Client in einem Explorer. Hier wird die Rolle "ZMILUM_PPM_ 002" ausgewählt.
In der folgenden Ansicht wird die vorhandene App aufgelistet. Durch einen Mausklick wird diese geöffnet.
Ein Klick auf die Anwendung öffnet diese.
PPM-Besetzungsübersicht
Diese Anwendung ermöglicht eine flexible Selektion von Kapazitätsbedarfen z.B. über Status oder Projekte. Dem Ressourcenmanager steht hierfür ein Pool von Funktionen zur Verfügung:
• Schnellerfassung Bedarfe über Excel und/oder Verteilungsfunktion
• Down- und Upload über Excel-Templates
• Anzeige der Verfügbarkeitsdaten bei der Einplanung von Mitarbeitern
• Massenbearbeitungsfunktion (z.B. Setzen des Bearbeitungsstatus, Löschen von Zuordnungen,
Zeiträume der Besetzungszuordnung verändern)
Außerdem wird über den "Funktion auswählen"-Button der Absprung in ein PPM Projekt ermöglicht. Hierfür wird vorab das entsprechende Projekt selektiert. Die Anwendung öffnet sich in einem neuen Fenster.
Verteilung der Aufwände
Um Aufwände verteilen zu können wird eine Ressource selektiert und über den "Funktion auswählen"-Button die Funktion "Verteilung der Aufwände" ausgewählt. Voraussetzung hierfür ist eine manuelle Pflegemöglichkeit der Bedarfe.
Die Auswahl von "Verteilung der Aufwände" öffnet ein weiteres Fenster, in dem die Verteilungsparameter eingegeben werden.
Die zur Auswahl stehenden Verteilungsregeln sind:
- Gleichverteilung: Die Gleichverteilung verteilt den vorgegebenen Aufwand gleichmäßig auf den vorgegebenen Zeitraum in Abhängigkeit zum Verteilungsschlüssel. Bei Auswahl mehrerer Objekte wird auch der vorgegebene Wert mehrfach je Objekt verteilt.
- Verteilung mit verbl. Verfügbarkeit: Diese Verteilung verteilt die verbleibende Verfügbarkeit einer Ressource innerhalb des vorgegebenen Zeitraums. Es darf nur jeweils eine Besetzung pro Ressource selektiert werden. Bei Auswahl mehrerer Objekte wird die verbl. Verfügbarkeit je Objekt verteilt. Bei der Verteilung wird der Gesamtbedarf einer Rolle als Obergrenze berücksichtigt.
- Neuberechnung des zugeordneten Aufwands bis zum max. Rollenbedarf: Diese Verteilung berechnet den zugewiesenen Aufwand der markierten Besetzung bis zum max. Rollenbedarf. Die Funktion überschreibt den aktuellen Bedarf mit dem neu berechneten Wert.
- Gleichverteilung auf Mitarbeiter: Der Rollenbedarf wird gleichmäßig auf die ausgewählten Besetzungen innerhalb des gegebenen Zeitraums verteilt. D.h. bei 2 Besetzungen jeweils 50 %, bei 4 Besetzungen jeweils 25 % usw.
- Prozentuale Verteilung der Verfügbarkeit: Diese Verteilung ermittelt den angegebenen Prozentwert der Gesamtverfügbarkeit einer Ressource und verteilt diesen innerhalb des vorgegebenen Zeitraums. Bei Auswahl mehrere Besetzungen pro Ressource wird jede Besetzung mit dem selben Wert belegt.
Den ausgewählten Selektionskriterien entsprechend werden die Bedarfe verteilt. Wird beispielsweise eine Gleichverteilung ausgewählt wird der zu verteilende Aufwand in das Feld "Aufwand" eingegeben.
Über ein Dropdown-Menü wird die Einheit ausgewählt.
Anschließend kann zwischen den folgenden Aktionsarten ausgewählt werden.
Zuletzt wird ein passender Verteilungsschlüssel selektiert.
Das Ergebnis wird auf der Übersichtsseite der Anwendung angezeigt.
Besetzungszeitraum ändern
Die Änderung der Besetzungszeiträume wird durch das Dropdown-Menü des "Funktion auswählen"-Button selektiert. Hierfür wird vorab die entsprechende Ressource ausgewählt.
Das sich öffnende Fenster zeigt den aktuellen Besetzungszeitraum an und ermöglicht die Eingabe von alternativen Zeiträumen sowie eine Anpassung an die Termine der Rolle.
Die Änderungen werden durch die beiden "Übernehmen"-Button gesichert.
Nach erfolgter Übernahme wird das geänderte Datum im Bearbeitungsfenster angezeigt.
Rollenbesetzung löschen
Um Rollenbesetzungen zu löschen wird die zu löschende Ressource selektiert und im Dropdown-Menü des "Funktion auswählen"-Button die Funktion "Rollenbesetzung löschen" ausgewählt.
Nach erfolgter Auswahl ist die Rollenbesetzung gelöscht.
Besetzungsstatus ändern
Um den Besetzungsstatus zu ändern wird die Rolle selektiert und anschließend über das "Funktion auswählen"-Menü die Funktion "Besetzungsstatus ändern" ausgewählt.
Im folgenden Fenster kann der entsprechende Besetzungsstatus selektiert und durch einen Klick auf "Übernahme" geändert werden.
Der entsprechende Besetzungsstatus wird nach Bestätigung durch den "Übernahme"-Button übernommen.
In der Spalte Planungsstatus wird der neue Besetzungsstatus angezeigt.
Ressourcensuche
Um die Ressourcensuche zu öffnen wird vorab die entsprechende Rolle selektiert und über das Dropdown-Menü "Funktion auswählen" die Ressourcensuche gestartet.
Das Ressourcensuche-Fenster wird geöffnet und zeigt als Einstiegsbild die Suchkriterien auf. Diese werden über ein Reitermenü auf vier Seiten abgebildet.
Nach einer erfolgten Suche werden die, den Suchkriterien entsprechenden, Ressourcen angezeigt.
Zusätzlich wird in der Ressourcenauflistung anhand von Statusbalken die Ressourcenübereinstimmung in Prozent abgebildet.
Die Ressource wird selektiert und durch Klick auf den "Übernehmen"-Button der Rolle hinzugefügt.
Die Besetzungsübersicht zeigt daraufhin die neue Ressource an.
Rollenbesetzung anlegen
"Rollenbesetzung anlegen" wird über das Dropdown-Menü des "Funktion auswählen"-Feldes geöffnet. Hierfür muss die entsprechende Rolle in der Besetzungsübersicht selektiert werden.
Das sich öffnende Fenster "Rollenbesetzung anlegen" listet die Verfügbaren Ressourcen auf und zeigt die verfügbaren Bedarfe. Eine farbliche Hinterlegung vereinfacht dabei die Auswahl.
Durch Selektion der Ressourcen und Betätigung des "Auswählen"-Buttons werden eine oder mehrere Ressourcen in die Tabelle "Ausgewählte Ressource" transferiert. In der Spalte "Zuordnung" werden bereits zugeordnete Ressourcen angezeigt.
Ein Klick auf den "Übernehmen"-Button übernimmt daraufhin alle selektierten Ressourcen aus der Tabelle "Ausgewählte Ressource" in die Besetzungsübersicht.
Nach erfolgter Übernahme werden die neuen Ressourcen in der Besetzungsübersicht angezeigt.
Excel Integration
Die Excel Integration ermöglicht den bidirektionalen Transfer der Bedarfsdaten und die damit einhergehende Darstellung in einem Excel-Template. Dabei transferiert die Download-Funktion die Projektdaten in eine Excel-Datei. Gleichermaßen überspielt die Upload-Funktion die Daten aus dem Excel Template in die PPM Besetzungsübersicht. Die Funktion der Excel Integration wird durch einen extra ausgewiesenen Button gestartet.
Die Auswahl von "Excel Integration Download & Upload" öffnet das Fenster "Dokumenten Up- und Download". Hier können Excel-Templates sowohl hoch- als auch runtergeladen werden.
In neueren MS Office Versionen wird automatisch eine Aktivierung des Makroschutzes durchgeführt. Diese Aktivierung verhindert eine korrekte Ausführung der Upload-Funktion. Daher wird die Excel-Datei mit der rechten Maustaste angeklickt und der Menüpunkt Eigenschaften ausgewählt. Innerhalb des Eigenschaften Fensters wird im Feld "Sicherheit" der Haken auf
"Zulassen" gesetzt. Anschließend werden die Einstellungen übernommen. Das Excel-Template ist nun so konfiguriert, dass die benötigten Makros ausgeführt werden.
Weitere Informationen dazu finden sie unter https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%A4ndern-der-makrosicherheitseinstellungen-in-excel-a97c09d2-c082-46b8-b19f-e8621e8fe373 „Ändern der Makrosicherheitseinstellungen in Excel“.
Nach Eingabe neuer Bedarfe wird die Excel-Datei auf Basis des Excel-Templates gespeichert.
Nach erfolgtem Upload werden die neuen Bedarfe in der Besetzungsübersicht angezeigt.
